Hoãn việc gửi email

5 thủ thuật cần thiết cho Microsoft Outlook
Huy Thắng

Với 5 tính năng sau đây trong ứng dụng thư điện tử Microsoft Outlook, người dùng có thể dễ dàng quản lý hộp thư của mình hiệu quả đồng thời tránh được những vấn đề rắc rối khi gửi và nhận email. Các thủ thuật này áp dụng tốt cho phần mềm Microsoft Outlook, từ phiên bản 2007 trở đi.

Tránh bỏ sót những email quan trọng 

Tránh bỏ sót email quan trọng bằng tính năng New Search Folder.

Thủ thuật sau trong Microsoft Outlook được thiết kế để giúp người dùng tránh được tình trạng bỏ sót những email quan trọng. Với tính năng New Search Folder, người dùng thường xuyên nhận khối lượng lớn email hàng ngày vẫn có thể tìm kiếm và trả lời.
Để sử dụng tính năng này, trong Microsoft Outlook, hãy chọn trình đơn File > New > Search Folder. Trong hộp thoại New Search Folder vừa xuất hiện, kéo xuống dưới cùng danh sách và nhấn chọn “Create a custom Search Folder”. Đặt tên cho thư mục Search Folder trong khung Customize Search Folder rồi nhấn nút Choose ở bên cạnh để tùy biến thêm các điều kiện tìm kiếm mà bạn muốn đưa vào. Thực hiện theo các yêu cầu và nhập thông số phù hợp, cuối cùng nhấn OK. Bạn có thể tạo nhiều thư mục với các điều kiện khác nhau.
Sau khi hoàn thành, một Search Folder mới sẽ xuất hiện ở dưới cùng danh sách các hộp thư bên trái. Giờ đây, mỗi ngày bạn nên dành chút thời gian để kiểm tra thư mục này và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ email nào từ sếp hay những khách hàng quan trọng.

Tự động cc khi gửi email

Bạn có thể tạo rule để Outlook tự động cc email mỗi khi gửi.

Nếu bạn muốn tất cả những email mà mình gửi đi từ hộp thư Outlook được đồng gửi đến một số địa chỉ cố định cụ thể mà không cần phải gõ lại trong dòng cc (carbon copy) mỗi khi soạn và gửi thư, hãy tạo một quy luật (rule) để Outlook tự động thực hiện việc này. Đây là một tính năng cực kỳ hữu ích khi bạn muốn những email trong hộp thư công việc của mình được tự động cc cho sếp hay những đồng nghiệp cùng nhóm làm việc để họ có thể nắm bắt công việc.
Trước hết, hãy chọn trình đơn Tools > Rules and Alerts và chọn New Rule để tạo một rule mới. Đánh dấu chọn Check message after sending, nhấn Next và Next một lần nữa, sau đó chọn Yes khi có hộp thoại thông báo “This rule will be applied to every message you send…”. Trong bước tiếp theo, chọn mục “Cc the message to people or distribution list” và hãy tạo một danh sách những địa chỉ email mà bạn muốn tự động cc mỗi khi gửi từ Outlook. Tiếp đó, nhấn Next hai lần và cuối cùng nhấn Finish để hoàn thành tạo rule.
Giờ đây, mỗi khi bạn soạn mới và gửi bất kỳ email nào từ tài khoản Outlook, ứng dụng sẽ tự động cc các email đó đến những địa chỉ mà bạn đã khai báo.

Hoãn việc gửi email

Tính năng Outlook Defer giúp hoãn quá trình gửi email một khoảng thời gian định trước.

Giả sử bạn đang soạn dang dở một email trong Outlook nhưng lại lỡ nhấn nút Send, khi đó có lẽ bạn sẽ rất bối rối và muốn “lấy lại” bức thư đó hay ước gì Outlook có một nút tính năng Unsend. Thật may mắn là Microsoft đã tạo ra tính năng Outlook Defer giúp hoãn việc gửi tất cả email một khoảng thời gian nhất định, giúp người dùng có thể thay đổi ý định muốn lấy lại bức thư sau khi nhấn Send.
Để sử dụng tính năng này, bạn cũng tạo một rule mới trong Outlook bằng cách chọn trình đơn Tools > Rules and Alerts và nhấn nút New Rule. Sau đó chọn “Check message after sending” và nhấn nút Next. Hãy bỏ qua các tùy chọn trong bước tiếp theo, nhấn tiếp nút Next và chọn Yes khi có hộp thoại thông báo “This rule will be applied to every message you send…”. Ở cửa sổ tiếp theo, hãy chọn “defer delivery by a number of minutes” và chọn khoảng thời gian mà bạn muốn hoãn việc gửi email ở khung phía dưới. Sau đó nhấn nút Next, bỏ qua phần ngoại lệ, tiếp tục nhấn Next và cuối cùng nhấn Finish để hoàn thành.
Kể từ bây giờ, mỗi khi bạn soạn xong một email và nhấn nút Send để gửi, Outlook sẽ tự động lưu giữ email đó trong thư mục Outbox một khoảng thời gian mà bạn đã thiết lập ở trên rồi sau đó mới chính thức gửi đi. Trong khoảng thời gian chờ đó, nếu bạn thay đổi ý định thì có thể lấy lại email, chỉnh sửa rồi gửi lại hay thậm chí xóa và không gửi nữa.

Quản lý email bằng màu sắc

Hộp thư của bạn sẽ được tô bằng nhiều màu sắc và dễ tìm kiếm hơn.

Hộp thư của bạn có quá nhiều email từ nhiều người gửi khác nhau, với cách “tô màu” email này, bạn có thể dễ dàng phân biệt những email cần tìm bằng những màu sắc khác nhau theo qui định của riêng mình.
Đầu tiên, hãy nhấn vào email cần tô màu và chọn trình đơn Tools > Organize. Một cửa sổ Ways to Organize Inbox sẽ xuất hiện ngay trên hộp thư Inbox. Chọn thẻ Using Color ở bên trái cửa sổ này, chọn màu tương ứng mà bạn muốn hiển thị với những email từ người gửi này và nhấn nút Apply Color. Bạn cũng có thể đặt màu khác cho những địa chỉ email còn lại với cách tương tự.

Tự động xóa thư mục Deleted Items khi thoát
Thủ thuật này giúp bạn tiết kiệm đáng kể không gian lưu trữ cho hộp thư của mình. Để thực hiện, hãy chọn trình đơn Tools > Options. Trong thẻ Other của hộp thoại Options vừa mở, tìm đến mục General ở trên cùng và đánh dấu tùy chọn “Empty the Deleted Items folder upon exit”.
Nếu muốn Outlook xác nhận lại trước mỗi khi xóa hoàn toàn những email trong thư mục này, hãy chọn nút Advanced Options ngay phía dưới và chọn “Warn before permanently deleting items”.

Tùy chọn tự động xóa email trong thư mục Deleted Items giúp tiết kiệm không gian hộp thư.

Những thủ thuật hữu ích cho MS Outlook

Sao Mai gửi vào T2, 07/21/2014 - 14:09

Tác giả: Nguyễn Thanh Sơn

Tiếp nối bài viết "Thắc mắc người dùng văn phòng thường hỏi", kỳ này, chuyên mục "Làm Thế Nào" sẽ chia sẻ một số thủ thuật giúp bạn khai thác tối đa tính năng của tiện ích gửi, nhận thư điện tử Microsoft Outlook

Email, cũng giống như điện thoại, là dịch vụ được người dùng văn phòng sử dụng nhiều và liên tục. Dẫu rằng gửi hay đọc email là công việc hết sức đơn giản nhưng thực tế thì các ứng dụng như Microsoft Outlook lại cung cấp nhiều tính năng hơn so với chiếc điện thoại thông thường - có những tính năng mà người dùng bình thường không thể hiểu và khai thác. Những thủ thuật bên dưới sẽ giúp bạn sử dụng Outlook hiệu quả hơn và thậm chí có thể thay đổi nhận định về khả năng của tiện ích email và lịch của Microsoft.

1. Đừng lưu những gì quan trọng trong hộp thư "phế thải"

Nhiều người dùng có thói quen sử dụng Deleted Items như một thư mục lưu trữ thông thường trong khi đây thực chất là "thùng rác" của Outlook. Nếu một ngày đẹp trời nào đó bạn nghĩ một khoản mục bất kỳ (email, tập tin đính kèm, tài liệu) có thể trở nên quan trọng thì bạn hãy khoan xóa nó. Mà thay vào đó, hãy lưu chúng trong một thư mục khác của Outlook - bạn có thể tự tạo mới các thư mục cho từng mục đích sử dụng cụ thể.

Cùng lúc đó, hãy nhanh tay ngăn chặn việc Outlook có thể "tống khứ" những khoản mục mà bạn đã thẳng tay xóa đi vài ngày trước đó, nhiều khả năng bạn có thể khôi phục những khoản mục đã xóa. Trước tiên, bạn hãy tắt tính năng xóa nội dung trong hộp thư "phế thải": trong Outlook, nhấn Tools.Options. Ở thẻ Other, bỏ chọn đối với mục Emty the Deleted items folder upon exiting. Sau đó, bạn bật tính năng AutoArchive (chọn trình đơn Tools.Options, chọn thẻ Other và nhấn nút AutoArchive) và thiết lập tính năng này tự động thực thi mỗi ngày. Kế tiếp, ở giao diện chính của Outlook, nhấn phải chuột lên thư mục (hộp thư) Deleted Items, chọn Properties; trong hộp thoại vừa xuất hiện, chọn thẻ AutoArchive và thiết lập cho thư mục này xóa sạch các khoản mục sau 5 ngày (hay một con số khác theo ý bạn).

2. Thư rác – thiết lập một lần để quên hẳn

Một nguyên tắc mà bạn cần ghi nhớ là đừng bao giờ lãng phí thời gian để quản lý, sắp xếp thư rác (spam hay junk mail). Với hầu hết người dùng, việc thiết lập mức High cho tính năng Junk Email Filter của Microsoft Outlook 2003 có thể giúp lọc triệt để thư rác (chọn Tools.Options, ở thẻ Preferences, nhấn vào nút Junk Email). Sau lần đầu tiên sử dụng tính năng lọc thư rác ở mức thiết lập High, bạn hãy quay trở lại hộp thư Junk mail của mình sau đó một tuần. Nếu không phát hiện ra bất kỳ sự nhầm lẫn nào (hay nói rõ hơn là các thư quan trọng bị nhận diện thành thư rác) thì bạn có thể an tâm duy trì mức thiết lập High cho bộ lọc. Bạn nên bổ sung những địa chỉ email mà mình thường liên lạc vào danh sách email an toàn Safe Recepients để bộ lọc thư rác "cho qua". Nếu bạn thấy có quá nhiều sự nhầm lẫn, tốt hơn hết hãy chuyển thiết lập về mức mặc định Low. Ngoài ra còn hai chế độ tùy chọn No Automatic Filtering (không lọc thư) và Safe Lists Only (chuyển vào Inbox chỉ các thư trong danh sách người gửi/nhận an toàn).

Trong mọi trường hợp, đừng tốn thời gian xóa từng thư rác. Thay vào đó, hãy thiết lập tính năng tự động xóa hộp thư Junk Mail như hướng dẫn được trình bày trong thủ thuật 1.

3. Gửi thư số lượng lớn với Word

Nhiều người nghĩ rằng, tính năng trộn thư (mail merge) chỉ dùng để in nhãn cho thư tín. Bạn có thể đến bất kỳ thư mục danh bạ liên lạc nào trong Outlook và sử dụng lệnh Tools.Mail Merge để khởi chạy một tác vụ soạn email và gửi đồng loạt với tiện ích MS Word mà không cần in thư ra giấy. Thực tế cho thấy, một email cá nhân có địa chỉ người nhận cụ thể thường dễ dàng qua mặt được các bộ lọc thư rác hơn email được gửi với địa chỉ người nhận là một địa chỉ thành phần trong mục Bcc.

4. Tạo hộp thư tìm kiếm

Outlook 2003 đi kèm 3 thư mục tìm kiếm là Follow Up, Large Email và Unread Mail, có khả năng hiển thị một cách tổng hợp cho toàn bộ thư mục trong hộp thư cá nhân. Tuy nhiên, bạn có thể tạo ra các thư mục tìm kiếm riêng bằng cách nhấn phải chuột lên thư mục Search Folder trong danh sách thư mục và chọn New Search Folder.
Ví dụ, nếu đã đăng ký nhận bản tin RSS từ Microsoft Developer Network, bạn có thể lọc các bản tin này bằng cách tạo ra một thư mục tìm kiếm mang tên New Outlook Stuff có nhiệm vụ hiển thị đúng email chưa đọc được gửi từ địa chỉ của MSDN.

5. Sử dụng cờ để tự động mã màu email đến

Bạn nên quy định thứ tự ưu tiên trong việc đọc và xử lý email trong hộp thư đến của mình bằng cách sử dụng các cờ màu trong Outlook để đánh dấu những email từ những người gửi quan trọng. Đầu tiên, bạn đến với mục Rules Wizard bằng cách chọn Tools.Rules and Alerts, rồi nhấn nút New Rule, sau đó chọn Flag messages from someone with a colored flag. Phép lọc này sẽ yêu cầu bạn nhập vào danh sách email người gửi (nhấn vào liên kết people or distribution list ở vùng thông tin hiển thị bên dưới). Ví dụ, bạn có thể tạo quy luật đặt cờ đỏ cho sếp, cờ vàng cho khách hàng hay cờ xanh cho đồng nghiệp và bạn bè.

6. Không thể nhớ ý nghĩa của cờ đánh dấu? Sử dụng thanh công cụ

Outlook 2003 có đến 7 màu cờ hiệu nhưng từng màu cờ lại không có tên gọi riêng. Tuy nhiên, bằng cách sử dụng một thanh công cụ tùy biến, bạn có thể gán tên cho từng nút nhấn để có thể nhanh chóng đặt cờ màu cho các email. Để thực hiện, trong cửa sổ chính Outlook, bạn chọn View.Toolbars.Customize và trên thẻ Toolbars của hộp thoại Customize, nhấn New và đặt tên cho thanh công cụ này (như Flags). Ngay lập tức, một thanh công cụ dạng nổi sẽ xuất hiện trên màn hình, bạn có thể dễ dàng di chuyển thanh công cụ này đến bất kỳ đâu trong cửa sổ Outlook.

Để bổ sung cờ màu cho thanh công cụ Flags, bạn chuyển sang thẻ Commands cũng trong hộp thoại Customize, và từ danh sách Actions, bạn kéo thả các cờ màu cần thiết sang thanh công cụ của mình. Khi đã chọn đủ cờ màu, bạn nhấn phải chuột lên từng cờ và ở mục Name, đặt tên (hay ý nghĩa) theo ý mình. Bạn thậm chí có thể thiết lập để tên/ý nghĩa xuất hiện cạnh biểu tượng cờ màu tương ứng, hay chỉ hiển thị tên cờ khi rê chuột qua.

Ngôn ngữTiếng Việt

5 thủ thuật thật sự cần thiết cho Microsoft Outlook

Share on facebookShare on twitterShare on emailShare on printMore Sharing Services5

Với 5 tính năng sau đây trong ứng dụng thư điện tử Microsoft Outlook, người dùng có thể dễ dàng quản lý hộp thư của mình hiệu quả đồng thời tránh được những vấn đề rắc rối khi gửi và nhận email. Các thủ thuật này áp dụng tốt cho phần mềm Microsoft Outlook, từ phiên bản 2007 trở đi. 

Thủ thuật sau trong Microsoft Outlook được thiết kế để giúp người dùng tránh được tình trạng bỏ sót những email quan trọng. Với tính năng New Search Folder, người dùng thường xuyên nhận khối lượng lớn email hàng ngày vẫn có thể tìm kiếm và trả lời.

Để sử dụng tính năng này, trong Microsoft Outlook, hãy chọn trình đơn File > New > Search Folder. Trong hộp thoại New Search Folder vừa xuất hiện, kéo xuống dưới cùng danh sách và nhấn chọn “Create a custom Search Folder”. Đặt tên cho thư mục Search Folder trong khung Customize Search Folder rồi nhấn nút Choose ở bên cạnh để tùy biến thêm các điều kiện tìm kiếm mà bạn muốn đưa vào. Thực hiện theo các yêu cầu và nhập thông số phù hợp, cuối cùng nhấn OK. Bạn có thể tạo nhiều thư mục với các điều kiện khác nhau.

Sau khi hoàn thành, một Search Folder mới sẽ xuất hiện ở dưới cùng danh sách các hộp thư bên trái. Giờ đây, mỗi ngày bạn nên dành chút thời gian để kiểm tra thư mục này và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ email nào từ sếp hay những khách hàng quan trọng.

Tự động cc khi gửi email

 

Nếu bạn muốn tất cả những email mà mình gửi đi từ hộp thư Outlook được đồng gửi đến một số địa chỉ cố định cụ thể mà không cần phải gõ lại trong dòng cc (carbon copy) mỗi khi soạn và gửi thư, hãy tạo một quy luật (rule) để Outlook tự động thực hiện việc này. Đây là một tính năng cực kỳ hữu ích khi bạn muốn những email trong hộp thư công việc của mình được tự động cc cho sếp hay những đồng nghiệp cùng nhóm làm việc để họ có thể nắm bắt công việc.

Trước hết, hãy chọn trình đơn Tools > Rules and Alerts và chọn New Rule để tạo một rule mới. Đánh dấu chọn Check message after sending, nhấn Next và Next một lần nữa, sau đó chọn Yes khi có hộp thoại thông báo “This rule will be applied to every message you send…”. Trong bước tiếp theo, chọn mục “Cc the message to people or distribution list” và hãy tạo một danh sách những địa chỉ email mà bạn muốn tự động cc mỗi khi gửi từ Outlook. Tiếp đó, nhấn Next hai lần và cuối cùng nhấn Finish để hoàn thành tạo rule.

Giờ đây, mỗi khi bạn soạn mới và gửi bất kỳ email nào từ tài khoản Outlook, ứng dụng sẽ tự động cc các email đó đến những địa chỉ mà bạn đã khai báo.

Hoãn việc gửi email

 

Giả sử bạn đang soạn dang dở một email trong Outlook nhưng lại lỡ nhấn nút Send, khi đó có lẽ bạn sẽ rất bối rối và muốn “lấy lại” bức thư đó hay ước gì Outlook có một nút tính năng Unsend. Thật may mắn là Microsoft đã tạo ra tính năng Outlook Defer giúp hoãn việc gửi tất cả email một khoảng thời gian nhất định, giúp người dùng có thể thay đổi ý định muốn lấy lại bức thư sau khi nhấn Send.

Để sử dụng tính năng này, bạn cũng tạo một rule mới trong Outlook bằng cách chọn trình đơn Tools > Rules and Alerts và nhấn nút New Rule. Sau đó chọn “Check message after sending” và nhấn nút Next. Hãy bỏ qua các tùy chọn trong bước tiếp theo, nhấn tiếp nút Next và chọn Yes khi có hộp thoại thông báo “This rule will be applied to every message you send…”. Ở cửa sổ tiếp theo, hãy chọn “defer delivery by a number of minutes” và chọn khoảng thời gian mà bạn muốn hoãn việc gửi email ở khung phía dưới. Sau đó nhấn nút Next, bỏ qua phần ngoại lệ, tiếp tục nhấn Next và cuối cùng nhấn Finish để hoàn thành.

Kể từ bây giờ, mỗi khi bạn soạn xong một email và nhấn nút Send để gửi, Outlook sẽ tự động lưu giữ email đó trong thư mục Outbox một khoảng thời gian mà bạn đã thiết lập ở trên rồi sau đó mới chính thức gửi đi. Trong khoảng thời gian chờ đó, nếu bạn thay đổi ý định thì có thể lấy lại email, chỉnh sửa rồi gửi lại hay thậm chí xóa và không gửi nữa.

Quản lý email bằng màu sắc

 

Hộp thư của bạn có quá nhiều email từ nhiều người gửi khác nhau, với cách “tô màu” email này, bạn có thể dễ dàng phân biệt những email cần tìm bằng những màu sắc khác nhau theo qui định của riêng mình.
Đầu tiên, hãy nhấn vào email cần tô màu và chọn trình đơn Tools > Organize. Một cửa sổ Ways to Organize Inbox sẽ xuất hiện ngay trên hộp thư Inbox. Chọn thẻ Using Color ở bên trái cửa sổ này, chọn màu tương ứng mà bạn muốn hiển thị với những email từ người gửi này và nhấn nút Apply Color. Bạn cũng có thể đặt màu khác cho những địa chỉ email còn lại với cách tương tự.

Tự động xóa thư mục Deleted Items khi thoát
Thủ thuật này giúp bạn tiết kiệm đáng kể không gian lưu trữ cho hộp thư của mình. Để thực hiện, hãy chọn trình đơn Tools > Options. Trong thẻ Other của hộp thoại Options vừa mở, tìm đến mục General ở trên cùng và đánh dấu tùy chọn “Empty the Deleted Items folder upon exit”.

Nếu muốn Outlook xác nhận lại trước mỗi khi xóa hoàn toàn những email trong thư mục này, hãy chọn nút Advanced Options ngay phía dưới và chọn “Warn before permanently deleting items”.

 

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ: Thiết kế logo, name card - D

Tạo nhóm gửi trong outlook 2016

Tao nhom dia chi email trong MS Outlook 2010

Tạo nhóm địa chỉ email trong MS Outlook 2010
Trung Doãn

Không chỉ hữu ích trong việc gửi một email đến nhiều người trong cùng nhóm, bạn còn có thể sử dụng nhóm địa chỉ email (Contact Group) để gán yêu cầu tác vụ (task request), yêu cầu họp nhóm (meeting request).

Việc tạo nhóm địa chỉ email (Contact Group với MS. Outlook 2010 hoặc Distribution List với MS. Outlook 2007) giúp bạn tiện dụng hơn trong việc gửi cùng một email đến nhiều người nhận trong cùng nhóm. Thay cho việc nhập từng địa chỉ email cần gửi trong mục To, bạn chỉ việc nhập tên nhóm và MS.
Outlook sẽ tự động bổ sung những địa chỉ email tương ứng có trong nhóm. Không chỉ hữu ích trong việc gửi email, bạn còn có thể sử dụng nhóm địa chỉ email để gán yêu cầu tác vụ (task request), yêu cầu họp nhóm (meeting request), v.v... Điều này đặc biệt hữu ích với người dùng máy tính văn phòng làm việc trong môi trường cộng tác.

1. Tạo Contact Group
- Khởi chạy MS. Outlook. Trong tab Home, chọn mục Contact (hoặc nhấn Ctrl + 3). (Hình 1)

- Chọn New Contact Group trong giao diện chính của mục Contact và đặt tên nhóm theo nhu cầu cá nhân; chẳng hạn “BanCongNghe”.

- Bạn có thể nhập địa chỉ email người nhận từ Address Book, Outlook Contacts và cả trong New Email Contact. Chẳng hạn với Address Book, chọn Add Members và nhấn chọn From Address Book. Duyệt qua danh sách hiển thị, chọn tên người dùng (hoặc địa chỉ email) cần tạo nhóm và nhấn chọn Members.

Nhấn giữ Ctrl để chọn nhiều người dùng, nhiều địa chỉ email cùng lúc. Kiểm tra thông tin cá nhân như tên, địa chỉ email để tránh nhầm lẫn (Hình 2).

- Chọn Save & Close để kết thúc việc tạo Contact Group.

Như vậy, để gửi thư cho nhóm địa chỉ vừa tạo, chọn New (hoặc Ctrl + N) để mở cửa sổ, chọn Address Book và nhấn chọn tên Group cần gửi trong cửa sổ Select Name: Contacts. Bạn có thể kiểm tra danh sách địa chỉ email trong nhóm bằng cách nhấn vào dấu “+”.

Ghi chú: Bạn cũng có thể sử dụng thông tin người dùng qua những email nhận được để đưa vào Contact Group. Thực hiện như sau:

- Trở lại mục Mail (Ctrl + 1), nhấn phải chuột trên tên (hoặc địa chỉ email) người gửi trong em ail nhận được, chọn Copy.

- Trong tab Home, chọn New Items và nhấn chọn Contact Group trong More Items.

- Nhập tên nhóm địa chỉ email, chẳng hạn BanCongNghe trong khung Name. Chọn Add Members và nhấn chọn From Outlook Contacts.

- Nhấn phải chuột trong khung Members và chọn Paste để nhập thông tin người dùng.

- Nhấn OK và chọn Save & Close để kết thúc việc bổ sung tên (hoặc địa chỉ email) mới.

2. Chỉnh sửa Contact Group

Trong mục Contacts, chọn tên nhóm địa chỉ cần thay đổi thông tin. Nhấn chọn Add Members trong cửa sổ hiển thị tên nhóm vừa xuất hiện. Với Address Book, nhấn chọn From Address Book và duyệt qua danh sách hiển thị để chọn những địa chỉ email cần bổ sung. Chọn Save & Close để kết thúc.

Thực hiện tương tự để xóa địa chỉ email trong nhóm. Chọn tên nhóm cần thay đổi, duyệt qua danh sách hiển thị, chọn những địa chỉ email cần loại bỏ và nhấn chọn Remove Member. Chọn Save & Close để kết thúc. 

Từ khóa: email, MS Outlook, thủ thuật, thủ thuật Outlook ID: A1203_106

Hướng dẫn lưu và Backup Mail trong Outlook 2010

Thuỳ Dương

Các ứng dụng giúp bạn thực hiện tạo, chỉnh sửa, gửi email và nhận các Email hiện nay đã có rất nhiều như: Gmail, Hotmail,… nhưng chưa có ứng dụng nào chuyên nghiệp và đảm bảo tính an toàn cao như Outlook. Qua bài viết này các bạn biết cách để lưu và Backup Mail trong Outlook 2010 một cách nhanh chóng.

Bài viết liên quan

• Hướng dẫn lưu và Backup Mail trong Outlook 2007
• Hướng dẫn lưu và Backup Mail trong Outlook 2013
• Hướng dẫn lưu và Backup Mail trong Outlook 2003
• Sao lưu và phục hồi chữ ký trong Outlook 2013

Outlook cho phép bạn thực hiện các tính năng cơ bản của một ứng dụng về quản lý thư điện tử như: Soạn thư, nhận thư, xóa thư, lưu trữ thư đến hay đã gửi,… Ngoài ra bạn còn có thể thực hiện nhiều tính năng nâng cao khác như xuất ra danh sách các địa chỉ email của khách hàng và backup chúng lại khi cần thiết.

HƯỚNG DẪN LƯU VÀ BACKUP MAIL TRONG OUTLOOK 2010

Để Lưu Mail Trong Outlook Bạn Làm Như Sau:

Bước 1 : Bạn vào File > Options:

Bước 2 : Bạn vào tab Advanced rồi chọn Export:

Bước 3 : Bạn chọn Export to a file rồi click Next:

Bước 4 : Bạn chọn Outlook Data file (.pst) rồi click Next:

Bước 5 : Bạn chọn vào mục Personal Folders và Include subfolders rồi click Next:

Bước 6 : Bạn chọn nơi sẽ lưu mail bằng cách click vào nút Browse hoặc có thể để mặc định. Bạn chọn vào mục Replace duplicates with items exported rồi click Finish:

Để Backup Mail Trong Outlook Bạn Làm Như Sau:

Bước 1 : Bạn vào File > Open rồi vào Import:

Bước 2 : Bạn chọn Import from another program or file rồi click Next :

Bước 3 : Bạn chọn Outlook Data file (.pst) rồi click Next:

Bước 4 : Bạn chọn nơi chứa file backup của bạn bằng cách click vào nút Browse.

Bước 5 : Bạn chọn file backup của bạn rồi click Open:

Bước 6 : Bạn click vào mục Replace duplicates with items imported rồi click Next:

Bước 7 : Bạn chọn vào mục Personal Folders và Include subfolders và chọn Import items into the same folder in rồi click Finish để hoàn tất quá trình backup mail của bạn:

Vậy là bạn đã biết cách lưu và backup mail trong Outlook 2010 rồi đó. Trong các tính năng mà phần mềm này hỗ trợ thì tính năng sao lưu và backup danh sách email là một trong những tính năng hữu ích nhất. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo Lưu và Backup Mail trong Outlook 2007,  Lưu và Backup Mail trong Outlook 2003

Forward nhiều Email tới một địa chỉ trên Outlook 2013

Lê Thị Thuỷ

Bạn có nhiều Email cần Forward đến một người nào đó, nếu thực hiện chuyển tiếp từng Email một sẽ mất rất nhiều thời gian. Taimienphi.vn sẽ hướng dẫn các bạn cách Forward nhiều Email tới một địa chỉ trên Outlook 2013 giúp tiết kiệm tối đa thời gian và thao tác.

Bài viết liên quan

• Hướng dẫn lưu và Backup Mail trong Outlook 2013
• Thêm địa chỉ Email vào danh sách Safe Senders trên Outlook 2013
• Thay đổi số lượng dòng Preview trong Outlook 2013
• Vô hiệu hóa tính năng Auto-Complete trong Outlook 2013

Trên Outlook 2013 hỗ trợ người dùng chuyển tiếp nhiều Email đến một địa chỉ Email nào đó dễ dàng thay vì bạn phải thực hiện các thao tác thủ công Forward từng Email một đến người đó. Hãy cùng chúng tôi thực hiện các thao tác đơn giản để thiết lập Forward nhiều Email đến một địa chỉ trên Outlook 2013 dưới đây.

HƯỚNG DẪN FORWARD NHIỀU EMAIL TỚI MỘT ĐỊA CHỈ TRÊN OUTLOOK 2013

Download Outlook 2013

Trước hết các bạn cần Tạo tài khoản Outlook

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Mail Outlook của bạn và chọn nhiều Email trong hộp thư đến (Inbox) để chuyển tiếp đến một địa chỉ, bạn có thể sử dụng phím Shift và Ctrl để chọn nhiều Email

Bước 2: Trên menu chọn sang tab Home và click vào Forward (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F)

Bước 3: Giao diện soạn thư mới được hiện ra, các thông điệp Email được gửi đi được thêm vào như file đính kèm. Bạn nhập địa chỉ Email cần gửi đến và CC sang một Email khác nếu muốn, nhập nội dung Email và nhấn Send để gửi Email

Trên đây, Taimienphi.vn đã hướng dẫn các bạn cách Forward nhiều Email đến một địa chỉ trên Outlook 2013, với cách làm này bạn dễ dàng chuyển tiếp nhiều Email tiết kiệm được khá nhiều thời gian so với cách làm thông thường. Ngoài ra bạn có thể tham khảo cách lưu Mail trong Outlook2013 để đề phòng sự cố không mong muốn xảy ra.

Nguồn ảnh: howtogeek

Một số thủ thuật cho Outlook 2013

(XHTT)

Outlook là 1 trong các công cụ trong bộ Office 2013 và trong phiên bản mới đi kèm là phong cách của Windows 8 sẽ khiến cho nhiều người từ bỏ ý định sử dụng phiên bản cũ để chuyển sang sử dụng phiên bản mới này. Và bài này sẽ cho bạn thấy Outllook 2013 có sự thay đổi như thế nào đối với các phiên bản trước đã có, biến hóa đơn giản và sử dụng tuyệt vời như thế nào. Sự cải tiến nhằm tạo sự thuận lợi cho người dùng và tận dụng tốt tài nguyên trong hệ điều hành Windows 8. Và dưới đây là 1 số thủ thuật mà người dùng cần biết khi sử dụng Outlook 2013.

Thay đổi cửa sổ trả lời – chuyển tiếp

Theo mặc định khi bạn trả lời hay chuyển tiếp 1 email nào đó trong các phiên bản trước thì một cửa sổ mới sẽ được mở ra. Tuy nhiên với Outlook 2013 thì khi bạn bấm vào trả lời/chuyển tiếp 1 tin nhắn từ bên trong cửa sổ đọc thì sẽ được chuyển sang khung trả lời như vị trí của khung đọc. Nhiều người dùng có thể cảm thấy không thích với cửa sổ trả lời thư như thế này, muốn trở về khung trả lời tại 1 cửa sổ mới thì thực hiện 1 số thay đổi như bên dưới chuyển về phong cách cũ.

Từ giao diện Outlook 2013, truy cập bản tùy chọn bằng cách vào File/Options. Vào thẻ Mail, kéo xuống dưới mục Replies and forwards. Gỡ bỏ đánh dấu khỏi dòng Use inline replies when replying or forwarding. Cuối cùng bấm Ok và trở ra kiểm tra kết quả. Từ đây khi bạn bấm vào nút trả lời hay chuyển tiếp thì sẽ được đưa đến cửa sổ riêng giống các phiên bản trước. Lưu ý rằng khi bạn tạo 1 thư mới thì vẫn được mở ra với cửa sổ mới theo mặc định, tùy chỉnh ở đây chỉ có tác dụng khi bạn trả lời hoặc chuyến tiếp 1 nội dung bất kỳ.

Thay đổi đơn vị nhiệt độ thời tiết

Một tính năng khá thú vị trong Outlook 2013 là có hiển thị thông tin nhiệt độ thời tiết được nằm phía trên cùng của bảng lịch. Và mặc định thông tin thời tiết được hiển thị là ở New York và nó không phụ thuộc vào múi giờ cấu hình trong Outlook. Bạn bấm vào mũi tên bên cạnh địa điểm và chọn Add location rồi nhập địa điểm cần nhập vào. Công cụ này rất hữu ích khi bạn có kế hoạch cho các chương trình và sự kiện. Ví dụ như bạn có thể xem trước được thời tiết của những ngày tiếp theo trước khi lên kế hoạch cho 1 chương trình, sự kiện nào đó và chắc chắn ngày đó có nhiệt độ tốt, trời không mưa hay âm u. Tuy nhiên, theo mặc định thì thông tin thời tiết hiển thị theo độ F(Fahrenheit) – đơn vị nhiệt độ ít ai để ý hay sử dụng đối với Việt Nam. Để chuyển sang đơn vị đo nhiệt độ thông thường là C thì bạn hãy thực hiện theo 1 vài bước đơn giản sau.

Từ cửa số Outlook, truy cập bảng tùy chon bằng cách vào File/Options. Vào thẻ Calendar và kéo xuống dưới cuối trang để tìm mục chỉnh sửa thời tiết - Weather.  Bạn chuyển sang hiển thị bằng đơn vị C (Celsius) bằng cách chọn sang nó rồi bấm Ok. Cài đặt thời tiết sẽ thay đổi từ F sang C ngay lập tức.

Thay đổi chế độ xem trước nội dung

Theo mặc định Outlook sẽ hiển thị 1 dòng mô tả của mỗi email để người dùng có thể xem trước và tìm email dễ dàng. Tính năng này rất tốt nhưng có thể tiết lộ chút ít thông tin nhạy cảm bên trong các email đó mà bạn không muốn người khác nhìn thấy. Nếu bạn cần bảo mật thì có thể tắt chế độ xem trước trong Outlook, và ngược lại nếu người dùng muốn mở rộng nội dung tin nhắn cần xem trước thì có thể bổ sung thêm.

Người dùng phải xác định được các tiện lợi và bảo mật trong Outlook 2013. Bên cạnh các thiết lập riêng tư còn tồn tại  từ các phiên bản Outlook trước, Outlook 2013 cho phép người dùng vô hiệu hóa thông tin xem trước cho nội dung của tin nhắn. Thay đổi chế độ này rất đơn giản, từ giao diện của Outlook 2013, bạn chuyển đến thẻ View. Tại thẻ View bạn tìm nút Messenge Preview, bấm vào nó để mở rộng menu. Và theo mặc định tùy chọn này được thiết lập là 1 line – có nghĩa là sẽ hiển thị 1 dòng mô tả cho email mà bạn có thể thấy được mà không cần mở nó. Nếu bạn muốn vô hiệu hóa tính năng này thì chọn Off hoặc ngược lại nếu bạn muốn xem trước nội dung email thì bạn có thể chọn  2 lines hoặc 3 lines.

Khi chọn thay đổi hiển thị, Outlook sẽ hỏi bạn có muốn áp dụng cho thư mục hiện hành hoặc là tất cả email trong thư. Chỉ cần chọn 1 trong 2 cái mà bạn muốn và sau đó quá trình sẽ bắt đầu. Sự thay đổi sẽ như thế này, ở đây tác giả thực hiện với quá trình tắt bỏ và hiển thị 3 dòng xem trước.

Thay đổi Font và màu của thư chưa đọc

Theo mặc định trong Outlook 2013 thì các là thứ chưa đọc sẽ có thông báo màu xanh và được in đậm lên. Tuy nhiên như thế vẫn khó phát hiện đối với những người không quen. Để đơn giản hóa việc tìm kiếm để xem các tin nhắn mới đến, người dùng có thể tùy chỉnh việc thay đổi màu sắc văn bản hoặc có thể thay đổi Font hiển thị cho những thư chưa đọc.

Đối với Outlook, mặc định hiển thị cho thư là văn bản màu đen trên nền trắng. Và tin mới chưa đọc sẽ được in đậm nhưng chỉ hiển thị trong phần mô tả. Để làm nổi bật các tin nhắn mới, người dùng có thể thường xuyên thay đổi màu sắc hoặc font chữ cho các email này.

Tại giao diện Outlook đang sử dụng, chuyển sang thẻ View và chọn View Settings bên trong thẻ View này. Trong cửa sổ View Settings, bạn tìm chọn và bấm vào nút Conditional Formating. Tại cửa sổ tùy chọn thiết lập, bạn chọn vào mục Unread messenges, sau đó bấm vào nút Font để thay đổi phông chữ, kiểu chứ và màu hiển thị cho các lá thư chưa đọc.

Tùy chọn này sẽ cho phép người dùng thay đổi phông chữ mà màu sắc cho nhiều những loại thư khác nhau như: thư chưa đọc, nhóm thư…

Thêm đường viền giữa các Email

Trong phiên bản Outlook 2013, mặc định các email trong hộp thư đến hiển thị trên nền trắng mà không có bất kỳ dải phân cách nào giữa các email. Điều này làm cho việc tìm kiếm và quản lý email trong Outlook trở nên khó khăn hơn. Tuy nhiên, người dùng có thể thay đổi các thiết lập mặc định trong Outlook, và tùy chọn hiển thị đường phân cách giữa các Email, điều này sẽ giúp cải thiện khả năng hiển thị bằng cách cho phép người dùng tùy chọn phân biệt giữa các Email dễ dàng hơn.

Từ giao diện sử dụng của Outlook, bạn chuyển sang thẻ VIEW, rồi bấm vào nút View Settings. Từ cửa sổ View Setting, bạn bấm vào Other Settings…tùy chọn này cho phép bạn thay đổi Fonts chữ và hiển thị các thẻ trong Outlook. Từ mục Grid Lines and Group Heading, bạn bấm vào phần thay đổi kiểu dáng của dòng hiển thị. Tại đây có 4 tùy chọn hiển thị dãy phân cách gồm: Small dots– dấu chấm nhỏ; Larget dots – dấu chấm lớn; Dashes – dấu gạch ngang, Solid – đường cố định (rắn). Kết thúc bạn bấm OK để lưu các thiết lập.

Outlook sẽ hiển thị dãy phân cách phân chia ranh giới giữa các email. Dưới đây là hình ảnh cho từng loại khác nhau.

Anh 5 Côn